Relatório gerencial de call center: você tem domínio dos números e indicadores de seu departamento?

Leia o artigo da David Lederman, presidente da Lederman Consulting & Education, sobre os desafios com relatório gerencial de call center.

 

Torture os números que eles confessam

Imagine-se na seguinte situação: você é o gerente do call center e foi chamado pelo Diretor da sua empresa para dar explicações quanto a um e-mail a ele enviado referindo-se a uma reclamação de Cliente quanto ao tempo excessivo de espera na fila.

 

Ele mostra-se preocupado, pois tem ouvido falar que a qualidade do atendimento vem caindo (pelo menos é o que se comenta na “rádio corredor”) gerando insatisfação dos Clientes e dificultando a venda do pessoal de campo.

Sua primeira reação é de raiva, pois desde que o atendimento começou a reportar as reclamações por produto e departamentos internos, você tem sido vítima de um movimento para desmoralizar sua área a fim de enfraquecer o relatório, que é uma das poucas ferramentas de melhoria do serviço para o Cliente que existe na Empresa.

Você até imagina quem deve ter enviado o e-mail para conhecimento do Diretor e acredita tanto no trabalho de melhoria da qualidade que vem fazendo que é muito difícil manter a calma e controlar os sentimentos.

Qualquer semelhança com a vida real na sua empresa seria mera coincidência? E agora?

Cenário 1

Você e o Diretor travam um diálogo totalmente baseado em percepções sem base nenhuma em fatos e números, onde palavras do tipo: acho, muito, pouco, grande e pequeno são exaustivamente utilizadas.

A conversa parece ficar andando em círculos sem levar a lugar nenhum, apenas aumentando a insegurança do Diretor quanto à gestão e causando a sua frustração, pois tem certeza que está fazendo um trabalho dedicado e honesto.

Um verdadeiro terror sem fim, fazendo-lhe considerar a opção de um final terrível.

Cenário 2

Antes da reunião você se preparou, reviu os relatórios diários e consolidados e tem como demonstrar a estabilidade da área através dos indicadores. De forma aberta e transparente, demonstra ter alguns problemas em determinados horários, porém como vem acompanhando os números da operação, há mais de um mês já desenhou e está em plena implantação de um plano de melhoria.

Inclusive já é capaz de mostrar alguns resultados positivos na performance dos últimos dias.

O Diretor sente firmeza que a área está em boas mãos e troca de assunto perguntando-lhe a respeito de eventual repercussão do lançamento do produto A junto aos Clientes.

Como você havia levado todos os seus relatórios, em alguns segundos respondeu não haver problemas registrados nos últimos dias.

O Diretor já percebeu que pode utilizar suas informações como um termômetro para a empresa quanto à satisfação dos Clientes e oportunidades de melhoria dos produtos e serviços.

Conclusão: gestor de call center que tem domínio dos números e indicadores de seu departamento tem uma vida mais produtiva e feliz na organização. Consegue fazer a diferença e deixar sua marca na empresa.

Gostaria de provocar as seguintes reflexões:

1) Quanto tempo você tem investido na análise dos números da sua operação? Ou será que você só fica na correria do dia a dia sem atacar suas causas, repetindo a enfadonha e extenuante rotina todo santo mês?

Um apelo: invista pelo menos um dia do mês para se reunir com a equipe e analisar detalhadamente os números da operação.

2) Você saberia dizer em que intervalo de tempo (ou qualquer outro critério) as variações de performance se dão? Desenhou planos de ação em cima destes números?

3) A maioria do pessoal de operação de call center tem formação em humanas possuindo um verdadeiro pavor dos números, sem no entanto nunca ter tentado enfrentá-lo. O que mais ouvimos é que seu negócio é gente e a linha de frente. Ora, como vamos ajudar o pessoal sem análise para melhorar as coisas?

Baseados em percepções?

Quanto mais disciplina de análise de números, mais profundo é o domínio da operação. Olhe em detalhe, dia a dia, horário a horário, pessoa a pessoas, produto a produto.

Números não são difíceis, as comparações não exigem nenhum conhecimento maior do que as quatro operações básicas da matemática: soma, subtração, multiplicação e adição. Problema com números é o maior mito dos gestores de call centers.

Se você já sabe motivar pessoas e tocar a produção, ficará imbatível com o domínio pleno dos indicadores da operação!

Vá fundo nas coisas e as oportunidades aparecerão automaticamente como se num passe de mágica.

Torture os números que eles confessam.

A Lederman Consulting & Education, através da Escola Nacional de Qualidade de Serviços, oferece cursos nas áreas de Atendimento e Call Center, Estratégia, Marketing e CRM, Excelência em Serviços e Qualidade, Gestão de Pessoas e Motivação e Vendas e área comercial. Leia também:

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